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Geschäftsjahr 2018/19 – Hinweise der Schatzmeisterin

Liebe  Fellows, die ihr Euren Mitgliedsbeitrag selbst überweist:
Am 1.7. 2018 sind wieder 5,- bzw 42,- dero Silberlinge fällig.
Bitte immer nur AB dem 1.7., dem Beginn des Geschäftsjahres  überweisen -und NICHT FRÜHER!
Das bedeutet jedesmal eine Jonglage mit den Zahlen für die Bilanzbuchhaltung – denn warum einfach, wenn es auch kompliziert geht?
Und bitte achtet drauf, daß ihr auch nicht DOPPELT oder gar für mehrere Jahre überweist – als gemeinnütziger Verein darf ich nur Zahlungen für 1 Geschäftsjahr annehmen , sonst meckert das Finanzamt und wir riskieren  die Gemeinnützigkeit.
Wer das ab diesem GJ 18/19 nicht beherzigt, dessen zuviel gezahlter Mitgliedsbeitrag wird von mir gnadenlos als Spende verbucht – der Verein freut sich!
Dankenswerterweise hat sich letztes Jahr ein Drittel der Selbstüberweiser dazu durchringen können, auf das Lastschriftverfahren umzusteigen – *FREU *  –  Will noch jemand?
Danke und liebe Grüße

Der Fantasy Club e.V. und die Datenschutzgrundverordnung DSGVO

Seit dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung der EU nach Ende einer Übergangsphase uneingeschränkt in Kraft. Vielleicht habt ihr davon gehört, sicher aber eine Reihe von E-Mails und Briefen bekommen, in denen Firmen und Institutionen auf ihre neuen Datenschutzregeln hingewiesen haben. Teilweise solltet ihr diesen zustimmen, meistens aber auch nicht.

Die DSGVO gilt für alle die Daten sammeln und speichern und verarbeiten, sei es elektronisch oder auch in Karteikästen. Vielleicht sollte es einmal Ausnahmen für kleinere Unternehmen und Vereine geben, de facto ist das aber nicht der Fall: die Anforderungen etwa an den Fantasy Club e.V. sind die gleichen wie die an Facebook & Co. Dafür lassen sich die Macher der Verordnung feiern, vor allem etwa der GRÜNE Jan Albrecht, für 600.000 Vereine in Deutschland bedeutet es aber einen deutlichen Mehraufwand. Vielleicht jetzt kurz und einmalig, eventuell aber auch langfristig.

Mit diesem Schreiben möchte ich Euch darüber informieren, wie wir vom Vorstand des Fantasy Club e.V. mit der DSGVO umgehen. Wir orientieren uns dabei an den Handreichungen der Landesdatenschutzbeauftragten aus Bayern und Baden-Württemberg, wo es selbst in deren Texten Unklarheiten gibt orientieren wir uns am Zweck der DSGVO, nämlich verantwortungsbewusst mit den Daten unserer Mitglieder umzugehen und dabei aber auch übermäßigen Aufwand zu vermeiden.

 1. Wir benötigen keine neue Einwilligung zur Erhebung und Speicherung der Mitgliedsdaten, das sind insbesondere die persönlichen Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum), Adressdaten, Kontaktdaten und Bankverbindungungen sowie die abgegebene Erklärung zur Teilnahme am Lastschrifteinzug. Deren Erhebung und Nutzung war bereits vor der DSGVO durch Willenserklärung des Mitglieds (Aufnahmeantrag) und Vereinszweck legal.

2. Wir haben ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt, in dem niedergeschrieben ist, welche Daten von wem verarbeitet werden. Wenig überraschend für Euch ist es die Schatzmeisterin / der Schatzmeister, der mit diesen Daten regelmäßig zu tun hat. Das Verarbeitungsverzeichnis ist zur Auskunft an Datenschutzbehörden vorgesehen.

3. Da unter zehn Menschen regelmäßig mit den Daten hantieren, bei uns die Schatzmeisterin, benötigen wir keinen externen Datenschutzbeauftragten.

4. In einer Datenschutzordnung und einer Regelung der Löschfristen ist festgelegt, wie Daten geschützt werden und wann sie gelöscht werden. Im Prinzip wird, angesichts geringer Gefahrenlage, nur festgelegt, dass auf verarbeitenden Rechnern regelmäßig Betriebsssystem- und Softwareupdates gemacht werden, das Computerprogramm zur Mitgliederverwaltung per Passwort geschützt ist und die betriebssystemeigene Virenabwehr aktiviert ist. Bei den Löschfristen gelten vor allem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, für die Errichtung eines Vereinsarchivs und zum Beleg, dass die Vorstände jederzeit korrekt gearbeitet haben, wird jede Kommunikation zu Vereinszwecken mindestens 10 Jahre archiviert.

5. Mit der Druckerei Winterworks wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der weiterhin die Übermittlung der Adressdaten zum Versand an die Druckerei vorsieht, geregelt ist nun vertraglich, dass die Daten nach Abarbeitung des Auftrags gelöscht werden. Die Übermittlung ist durch den Vereinszweck gedeckt.

6. Die Internetpräsenz wurde überprüft, es sind keine Drittanbieter- oder Socia-Media-Plug-Ins installiert, die Hinweise zum Datenschutz wurden angepasst. Mit dem Webhoster besteht ebenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Kommentare wurden deaktiviert.

 Das alles hat Arbeit gemacht, viele Punkte in den Handreichungen der Datenschutzämter sind unklar formuliert oder gehen mit einer „Soll“-Formulierung über das rechtlich vorgeschriebene hinaus. Wichtig ist: Eure Daten sind bei uns jetzt in genau so guten Händen wie zuvor.

Gefahr geht für den Fantasy Club und seinen Vorstand denn auch weder von den Behörden noch durch Abmahner aus. Um es klar zu sagen: nur querulante (Ex-)Vereinsmitglieder haben jetzt bei jedem Verein ein Mittel mehr, den Ehrenamtlichen ihre Arbeit zur Hölle zu machen. Und der FC hat ja dementsprechende Erfahrungen schon machen müssen. Deshalb nervt mich diese DSGVO. Für Euch ändert sich nichts.

Michael Scheuch

Darlehen für Projekte

Richtlinie zur Vergabe von Darlehen durch den Fantasy Club e.V.

1. Grundlage
Zur Förderung besonderer Projekten von Vereinsmitgliedern oder anderer Körperschaften, die dem Sinne nach dem Vereinszweck entsprechen, kann der Fantasy Club e.V. Gelder zum Zwecke der Vorfinanzierung vergeben. Die maximale Höhe ist begrenzt auf insgesamt 3.000 Euro („Bernd Robker Fonds“).

Das Vorhaben muss in folgende Kategorien passen, die als Vereinszweck in der Satzung geregelt sind:
1. die Herausgabe von Publikationen phantastischen Inhalts, insbesondere durch die Auseinandersetzung mit fremden Kulturen und Mythologien,
2. die Herausgabe von phantastischen Spielen und
3. die Unterstützung und Förderung von Veranstaltungen zur Pflege der phantastischen Literatur.
Zur Förderung bedarf es eines schriftlichen Antrags durch die Projektverantwortlichen (Antragsteller) an den Vorstand des Fantasy Club e.V., der sich an die im Folgenden aufgeführten Grundlagen und Anforderungen hält.

Der Antragsteller muss Mitglied im Fantasy Club sein. Finanziert werden können auch Projekte anderer Körperschaften, die ebenfalls gemeinnützig sind und/oder dem Fantasy Club vergleichbare Ziele haben.

Der Vorstand beschließt über den Antrag, kann dabei Präzisierungen oder eine Neukalkulation verlangen. Er kann die Darlehenssumme verändern oder über die genauen Rückzahlungsmodalitäten abweichend vom Antrag entscheiden. Er prüft dabei die Grundlagen des Antrags auf Plausibilität und die vorgelegte Kalkulation auf realistische Einschätzungen.

2. Prinzip
Der zur Verfügung stehende Fonds soll die Anstoßfinanzierung für Projekte leisten, die grundsätzlich darauf angelegt sind, sich selbst zu finanzieren. Es handelt sich nicht um einen Zuschuss sondern um ein Darlehen.

Erreicht das angestrebte Projekt die zuvor in einer Kalkulation festgelegten Ziele, so ist der Betrag vollständig an den Fantasy Club e.V. zurückzuzahlen. Verfehlt das geförderte Projekt seine Refinanzierungsziele, so trägt der Fonds die entstehenden Verluste anteilig bis maximal zur Höhe von 30 Prozent des gestellten Darlehens.

3. Antragstellung
Der Antragsteller kann seinen Antrag formlos an den Fantasy Club e.V. stellen. Folgende Angaben sind notwendig:
Name, Anschrift des Antragstellers
Falls abweichend: Empfänger des Darlehens, der als Schuldner dem Fantasy Club für die Rückzahlung haftet.
Beschreibung des Projekts mit Bezug auf die Vereinsziele
Kalkulation des Projekts: erwartete Gesamtkosten, Finanzierungsbeiträge anderer, erwartete Einnahmen, Zeitplanung
In Kopie Grundlagen der Kalkulation (etwa Kostenvoranschläge)
Angaben zum Auszahlungstermin des Darlehens und zum Abrechnungszeitpunkt.

4. Beschlussfassung

Der Vorstand des Fantasy Club e.V. beschließt über die Darlehensvergabe, der/die 1. Vorsitzende oder in Vertretung der/die 2. Vorsitzende schließt bei positivem Votum einen Vertrag mit dem Antragsteller bzw. dem Empfänger des Darlehens. In diesem sind
Umfang des Darlehens,
Zeitpunkt und Modalitäten der Auszahlung sowie
Zeitpunkt und Modalitäten der Rückzahlung geregelt.

Zum vereinbarten Rückzahlungszeitpunkt sind die Ausgaben zum Projekt sowie die Einnahmen dem Fantasy Club e.V. nachzuweisen. Liegen die Einnahmen unter den kalkulierten Werten, so wird ein Teil des Darlehens, höchstens aber 30 Prozent, anteilig erlassen. Über die Verwendung späterer Einnahmen wird in diesem Fall gesondert beschlossen.

Fassung von 28.2.2015 (Beschlossen auf der Vorstandssitzung)

Einladung Mitgliederversammlung 2018

Einladung zur Mitgliederversammlung des Fantasy Club e.V.

 Liebe Vereinsmitglieder,

 hiermit lade ich Euch herzlich zur ordentlichen Mitgliederversammlung des Fantasy Club e.V. nach §10 unserer Satzung ein. Sie findet statt:

  • Samstag, den 04. August 2018
  • Beginn: 14.00 Uhr
  • Jugendgästehaus Duderstadt, Adenauerring 23, 37115 Duderstadt 

Tagesordnung

 

1. Begrüßung

2. Feststellung der Beschlussfähigkeit. Bestimmung der Versammlungsleitung und der Protokollantin/des Protokollanten. Genehmigung des Protokolls der MV 2017.

3. Entgegennahme des Geschäftsberichtes (1. Vorsitzender) und des Rechenschaftsberichtes (Schatzmeisterin) für das zurückliegende Geschäftsjahr mit Aussprache.

4. Genehmigung des vom 1. Vorsitzenden aufgestellten Haushaltsplanes für das kommende Geschäftsjahr.

5. Entgegennahme des Berichtes der Kassenprüfer.

6. Entlastung des Vorstandes.

7. Beschluss über Satzungsänderungsanträge.

8. Beschluss über sonstige Anträge.

9. Wahl der Vorstandsmitglieder. Gewählt werden in Gewählt werden in geraden Kalenderjahren: der oder die 2. Vorsitzende, die/der Schatzmeister/in, ein weiteres Vorstandsmitglied.

10. Neuwahl der Kassenprüfer.

11. Verschiedenes und Aussprache.

 Die Mitgliederversammlung ist bei Anwesenheit von einem Zehntel der Vereinsmitglieder beschlussfähig. Bei Beschlussunfähigkeit ist der 1. Vorsitzende, bei dessen Verhinderung der 2. Vorsitzende verpflichtet, innerhalb von vier Wochen eine zweite Mitgliederversammlung mit der gleichen Tagesordnung einzuberufen; diese ist ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Teilnehmer beschlussfähig.

 Die Mitgliederversammlung ist nichtöffentlich.

 Einfache und absolute Mehrheit sind dasselbe und werden bei den Wahlen und Abstimmungen benötigt, d.h. dass ein Kandidat oder ein Antrag mehr als die Hälfte der Stimmen der Anwesenden auf sich zu vereinigen hat, wobei Enthaltungen nicht gezählt werden. Das macht etwa Stichwahlen nötig. Bei Satzungsänderungen ist die absolute Mehrheit der anwesenden Mitglieder notwendig, Enthaltungen entsprechen so „Nein“-Stimmen.

 Jedes Mitglied kann bis spätestens sechs Wochen vor dem Tag der Mitgliederversammlung bei dem 1. Vorsitzenden schriftlich beantragen, dass bestimmte Angelegenheiten auf die Tagesordnung gesetzt werden. Das gilt in erster Linie für Themen, die einer intensiveren Diskussion im Vorfeld bedürfen. Denn unter „Verschiedenes“ ist es auch möglich, während der Mitgliederversammlung selbst Themen einzubringen, über die gesprochen werden soll, es können auch Beschlüsse gefasst werden.

 Es liegt kein Satzungsänderungsantrag vor.

 Ich freue mich auf Euch, bis dann also

 Michael Scheuch

1ter Vorsitzender